In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.

In verband met de wijzigingen van het BBV per 1 januari 2017 is de opzet van deze paragraaf gewijzigd. Om de raad op een eenvoudige wijze meer inzicht geven in de totale kosten van de overhead en ook meer zeggenschap over die kosten te geven is aanvullende informatie in deze paragraaf opgenomen. Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Ontwikkeltraject 'Huis van Bloemendaal: pijlers en doelen'

De organisatie heeft zich onder leiding van de nieuwe gemeentesecretaris vier doelen gesteld:

• Meer horizontaal werken
• Afmaken wat we ons voornemen
• Goede verhouding college & raad
• Verbinden: waar is je collega mee bezig?

Deze vier doelen vinden hun weerslag in de zes pijlers van het ‘Huis van Bloemendaal’:

Samen sterker

Door meer en complexer taken, snelle digitalisering en veranderingen in de regio hebben de gemeenten Bloemendaal en Heemstede elkaars kennis, denkkracht, creativiteit en capaciteit hard nodig.

Regionale Samenwerking (w.o. inkoop)

De mogelijkheden voor regionale samenwerking worden reeds volop benut. Voor het uitvoeren van de decentralisatie op het Sociale Domein zijn we aangesloten bij omliggende gemeenten. Wat betreft samenwerking op het gebied van onder meer ICT en bedrijfsvoering wordt samengewerkt met de gemeente Heemstede. Er wordt een inkoopjaarplan opgesteld en in 2017 uitgevoerd. De mogelijkheden voor ambtelijke samenwerking met Heemstede worden verder onderzocht en geïntensiveerd. Meer informatie staat in de paragraaf Verbonden Partijen.

Personeel en HRM-beleid

Het borgen van de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers is de belangrijkste inzet. Dit vanwege het relatief beperkte verloop binnen de organisatie. Hiervoor is het onder andere belangrijk om te blijven investeren in opleidingen. Want het bijhouden van kennis en vaardigheden is cruciaal om goed te kunnen meebewegen met de steeds veranderende eisen die aan medewerkers gesteld worden. Dit voornemen is geconcretiseerd in de pijlers van het ‘Huis van Bloemendaal’. Zo wordt bijvoorbeeld het leer- en ontwikkeltraject ‘overheidsparticipatie’ in samenwerking met Heemstede binnen de organisatie uitgerold.

Ook is er vanuit verschillende perspectieven aandacht voor de instroom van jongeren: onder andere door ons als aantrekkelijk werkgever te profileren op de arbeidsmarkt (najaar 2016 starten we met een eigen wervingssite www.werkenbijbloemendaal.nl) en door zoveel mogelijk ruimte te bieden aan stagiaires en afstudeeronderzoeken. Ook wordt de invoering van een generatiepact onderzocht: ouderen gaan korter werken met gedeeltelijk behoud van salaris en de daarbij vrijkomende formatieve ruimte wordt gebruikt voor de instroom van jongeren.

Om beter in te kunnen spelen op schommelingen in de vraag naar kennis en capaciteit streven we ernaar tot een grotere, beter wendbare flexibele schil van (tijdelijke) medewerkers te komen. Daarom zal waar mogelijk (vrijkomende) formatie meer op tijdelijke, flexibele basis ingevuld worden. Daarbij speelt ook het regionaal “klussenplatform”, dat sinds 2015 operationeel is, een rol. Op dit platform kunnen overheidsorganisaties onderling medewerkers uitwisselen. Een beoogd neveneffect hiervan is dat medewerkers vanuit loopbaan- en ontwikkelingsperspectief bij andere organisaties ervaring kunnen opdoen.

Om de samenwerking met Heemstede verder te faciliteren, worden in 2017 ook de (nog resterende) personele regelingen en HRM-instrumenten geharmoniseerd. Vanwege de vervlechting van diverse onderdelen zal daarbij in ieder geval het systeem voor functiebeschrijven en –waarderen worden aangepast.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)

Per 1 januari 2016 is de lichte GRIT (samenwerking met gemeente Heemstede) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt afgerond 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54%.

Inmiddels heeft de GRIT haar eerste jaarplan opgesteld met een geactualiseerde begroting 2016-2020 waarin de gezamenlijke kosten opgenomen zijn. Ook de investeringen zijn geactualiseerd. Hierdoor wordt een totaalinzicht gegeven in de kostenontwikkeling van de GRIT. Dit beeld ziet er als volgt uit:

Alle lasten van de begroting 2017 worden als bijdrage aan het GRIT gepresenteerd. Een deel van de toename van de begroting is het gevolg van de transitie van taken vanuit Bloemendaal naar het GRIT. In de begroting 2016 van Bloemendaal was al rekening gehouden met een bedrag aan automatiseringskosten van structureel € 248.990. De toename van de bijdrage aan het GRIT is vertaald in een nieuw begrotingsvoorstel welke separaat bij de begroting ter vaststelling wordt aangeboden.

De extra kosten worden met name veroorzaakt door:

• formatie-uitbreiding van 1,5 fte.;
• aanschaf software mobile device management;
• benodigde investeringen.

Voor een nadere toelichting en onderbouwing wordt verwezen naar het begrotingsvoorstel.

In de eerste fase van de samenwerking lag de focus op het aanschaffen en inrichten van een gezamenlijke ICT Infrastructuur en het opzetten van een gezamenlijk bureau automatisering waarbij de gemeente Heemstede als centrumgemeente fungeert. In 2017 zal de nieuwe ICT Infrastructuur operationeel worden en wordt een verdere integratie van de samenwerking opgepakt. Daarbij ligt de focus meer op verdere professionalisering en harmonisering van de werkprocessen en de informatiebeveiliging.

Eind 2016/begin 2017 zal de uitrol van nieuwe mobiele toestellen met mobile device management-software plaatsvinden. Daarnaast zal een veilig e-mail oplossing worden gerealiseerd waardoor het voor ambtenaren, burgers en andere belanghebbenden mogelijk is om beveiligd te communiceren met de gemeente en grote bestanden te versturen. Ook zullen de thin cliënts (kastje, toetsenbord en muis) en schermen worden vervangen voor optimale helderheid (kwaliteit van de ogen) en snelheid van werken. Tot slot worden de basis netwerkcomponenten vervangen zodat een stabiel, toekomstbestendig netwerk wordt verkregen.

Doorontwikkeling digitale overheid 2017 en dienstverlening 2020 zit in stroomversnelling

Er is een aantal ontwikkelingen gaande die van 2016 tot 2020 in een stroomversnelling komen. Informatievoorziening en ICT spelen daarbij een belangrijke rol.

• De continue verandering maakt het voor gemeenten noodzakelijk om innovatief, flexibel en wendbaar te opereren (VNG, gemeenten op weg naar 2020, 2015).
• Initiatieven vanuit het Rijk zoals Digitaal 2017, Dienstverlening 2020, Digitale Agenda 2020, het Digiprogramma van de digicommissaris.
• Nieuwe wetgeving (Omgevingswet, Wet Open Overheid, Wet Hergebruik Overheidsinformatie, Bekendmakingswet, Wet Meldplicht Datalekken).
• Toenemende eisen aan informatiebeveiliging.

De urgentie om hier invulling aan te geven is groot. Dat betekent dat we stappen moeten zetten om aangehaakt te blijven bij landelijke ontwikkelingen. We moeten investeren in implementatiekracht, de technische infrastructuur, koppelingen met ketenpartners en landelijke voorzieningen. Samen optrekken met Heemstede is hiervoor noodzakelijk. De belangrijkste ontwikkelingen worden hieronder beschreven en zijn verder uitgewerkt in het informatiebeleidsplan dat binnenkort wordt opgeleverd.

Systemen moeten vernieuwd worden of geharmoniseerd. Door een upgrade naar het nieuwe burgerzaken systeem zijn we voorbereid op de modernisering van de BRP en krijgt de burger meer mogelijkheden tot selfservice. De inrichting van ons zaakgericht systeem vraagt de komende paar jaar veel inspanning. Eind 2016 begin 2017 moet de hele organisatie zaakgericht werken. In de periode daarna worden processen doorontwikkeld. Open data en big data vragen om een gegevensmagazijn waar geografische en administratieve data wordt gecombineerd. We gaan over naar een nieuw financieel systeem. Diverse systemen worden geïmplementeerd om onze bedrijfsvoering beter te ondersteunen. Koppelingen tussen verschillende systemen moeten worden gerealiseerd. Daarnaast verhoogt een aantal bedrijven de licentieprijzen aanzienlijk omdat ook zij veel moeten investeren om hun systemen aan te passen.

We moeten aansluiten op de Generieke Digitale Infrastructuur. Aansluitingen op landelijke basisregistraties, MijnOverheid, het digistelsel, landelijke authenticatiesystemen en e-factureren moeten worden gerealiseerd.

We werken steeds meer digitaal, plaats- en tijdonafhankelijk. De ondersteuning daarvan in de vorm van mobiele apparatuur loopt hierbij achter.

We hebben uitvoeringskracht nodig om projecten uit te voeren. Systemen en gegevens worden steeds belangrijker. Het functioneel beheer van systemen en gegevens vraagt steeds meer specifieke kennis en tijd. Aan de beveiliging van informatie wordt steeds meer eisen gesteld. Gemeenten moeten een CISO en een functionaris gegevensbescherming hebben. Deze krijgen steeds meer taken.

Ook na de samenvoeging van teams automatisering van Bloemendaal en Heemstede is GRIT niet groot genoeg om alle benodigde kennis van alle verschillende platforms en systemen in huis te hebben. De gedeelde visie van Informatisering en GRIT is ‘cloud first’ voor alle primaire applicaties. Om daar in 2020 klaar voor te zijn moeten we de komende jaren stapsgewijs onze kritieke applicaties naar de cloud gaan overzetten.

Het extern hosten van een applicatie in de cloud kost geld, dit levert niet automatisch meteen een besparing op bij systeembeheer. Daarnaast is een reden om extern te gaan hosten het feit dat er intern te weinig kennis is om het beheer te doen. Door extern te hosten wordt dus de kwaliteit verbeterd.

Er moet veel gebeuren en in een behoorlijk tempo. Daarbij zijn de ambities bescheiden, voor de meeste projecten geldt dat ze noodzakelijk zijn. Hiervoor zijn substantiële middelen nodig.

Ombuigingen

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen behandeld en is er richting gegeven aan de verdere taakstellingen en bezuinigingen. In de voorbije periode is er reeds voor ca. € 3,5 miljoen omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Na de besluitvorming over de begroting 2016 resteerde er nog een in te vullen taakstelling van € 273.037. Het is ons gelukt de voor de Meerjarenbegroting 2017-2020 nog in te vullen taakstellingen terug te brengen tot een bedrag van ongeveer € 106.000.

In de programma’s worden alleen de kosten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. Om de raad op een eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven is een aparte paragraaf overhead in het programmaplan opgenomen.

Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces

Door gebruikmaking van deze definitie kan een eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die direct zijn toe te rekenen aan de taakvelden. Grofweg kunnen de kosten van overhead worden verdeeld in ondersteunende afdelingen c.q. teams en ondersteunende personen op de taakvelden.

Alle kosten voor overhead zijn apart centraal begroot op het taakveld 0.4 en worden niet doorbelast aan de taakvelden waar de directe kosten op staan.

De overhead van de gemeente Bloemendaal bestaat uit:

• leidinggevenden primair proces;
• financiën en controle;
• personeel en organisatie;
• inkoop;
• communicatie;
• juridische zaken;
• bestuurszaken en bestuursondersteuning;
• informatiebeheer, -voorziening en automatisering;
• facilitaire zaken en huisvesting.

De huisvesting heeft betrekking op ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen gemeentelijke organisatie.

De bijdragen van de verbonden partijen (o.a. IASZ en GBKZ) worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waarvoor werkzaamheden worden verricht. Dat sluit aan bij het gewijzigde BBV waarbij de beleidsdoelstellingen van verbonden partijen bij de programma’s moeten worden opgenomen.

Het centraal opnemen van de kosten van overhead betekent dat het niet langer mogelijk is om uit de taakvelden alle tarieven te bepalen. De wijziging van de begrotingsvoorschriften heeft echter geen wijziging tot gevolg van de fiscale voorschriften. In de paragraaf lokale heffingen zijn uit oogpunt van transparantie verplichte berekeningsmodellen opgenomen waaruit blijkt hoe de tarieven zijn berekend en welke beleidskeuzes bij die berekening zijn gemaakt.

De berekening van de tarieven geschiedt extracomptabel waarbij de overhead op consistente wijze is toegerekend. Gekozen is voor een toerekening op basis van de personeelslasten welke aansluit met het door het CBS gehanteerde techniek. De kosten van overhead zijn in de vorm van een opslag meegenomen in de tarieven van bij derden in rekening te brengen kosten zoals rioolheffing,  afvalstoffenheffing en begrafenisrechten. Voor een nadere toelichting en uiteenzetting wordt verwezen naar de paragraaf lokale heffingen.

Voor de beleidsmatige ontwikkelingen op het terrein van bedrijfsvoering (human resource management, GRIT, informatisering en inkoop) wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.